Thuiswerken met energie en plezier

Feit: recent onderzoek toont aan dat 5 uur online gelijk staat aan 8 uur kantoorwerk. Je brein krijgt een gigantische hoeveelheid prikkels te verwerken en daar wordt het doodmoe van. Werk jij door corona ook thuis en heb je last van die tsunami van prikkels? Dan geeft dit artikel je handvatten en praktische tips voor meer regie en focus.

Waarom verlies je regie en focus?

Met je hoofd zit je op je werk, met je lichaam zit je thuis. Dagenlang achter een scherm, een stroom van online-meetings en werk dat altijd aanwezig voelt. Uitdagend om in een situatie als deze met energie en focus te werken aan dat wat voor jou belangrijk is. Stap één is inzicht krijgen in het gedrag waardoor jij je focus verliest. Dit zijn de 3 belangrijkste reacties (of: ’gedragingen’) die jou kunnen afleiden:

• Altijd AAN staan
• Inputgericht werken in plaats van outputgericht werken
• Multi- en switchtasken

Deze 3 gedragingen zijn menselijk en heel goed te begrijpen… maar niet effectief! Want met dit gedrag geef je de regie juist uit handen. En verlies je de controle. Een korte uitleg:

Altijd AAN staan

Onderzoek heeft aangetoond dat wanneer we op ‘aan’ staan, ons cortisolpeil hoog is en we daardoor stressgevoeliger zijn. AAN staan is makkelijk want:

• Informatie is 24/7 beschikbaar en komt voortdurend op ons af, van social media en e-mails tot WhatsApp-berichten. Dat heeft een verslavend effect, door de dopamine kick die je ervan krijgt. Het resultaat: je aandacht raakt versnipperd en je staat zelden UIT.
• De roep van social media en o.a. Nu.nl is er nog sterker op geworden, nu we in een tijd zitten waarin veel onzeker is. We willen altijd op de hoogte zijn en raken gemakkelijk ‘nieuwsverslaafd’.
• Een andere oorzaak voor AAN staan is dat je werk altijd aanwezig is als je thuiswerkt. De grens tussen werk en privé wordt vaag.
• Er komt veel op ons af sinds Covid19. Maar dealen met veel prikkels is niet alleen van nu. Uit onderzoek blijkt dat de hoeveelheid prikkels (door technologie) die wij dagelijks verwerken meer dan vervijfvoudigd is sinds de jaren tachtig. Niet gek dat we moeite hebben om ons te concentreren! Dit komt nu nog meer aan de oppervlakte, omdat er minder structuur is door het thuiswerken.

Inputgericht werken in plaats van outputgericht werken

Je verliest regie en focus wanneer je je bij jouw acties laat leiden door dingen die op je afkomen, in plaats van zélf te bepalen waar je mee aan de slag gaat. Dit wordt inputgericht werken genoemd (in tegenstelling tot outputgericht werken).

Inputgericht werken is reageren op alles wat op je afkomt. Hieronder vallen e-mails, verdeelde opdrachten, mensen die binnenlopen, telefoontjes etc. Die input is vrijwel altijd korte termijn gericht. Je bent outputgericht aan het werk wanneer jij bewust kiest wat je doet, zaken zelf op de agenda zet, in lijn met jouw lange termijn doelen en waarden.

We zijn geneigd om ons te laten leiden door alles wat gedurende de werkdag op ons afkomt. Als we niet oppassen, komen we niet toe aan dát wat echt belangrijk voor ons is en laten we een ander dus feitelijk bepalen wat we doen. Heel begrijpelijk natuurlijk, zeker in tijden van onzekerheid en druk. Bovendien sluit dit aan op een natuurlijke neiging om erkenning van een ander te zoeken.

Het is überhaupt best logisch, het streven naar een lege inbox en afgevinkt to-dolijstje. En toch is dat niet slim. Want:

1. De input die je te verwerken krijgt, zal alleen maar toenemen. Maar je vermogen hier iets mee te doen niet!
2. De input is betrekkelijk willekeurig en houdt, wanneer je niet zelf de belangrijke van de onbelangrijke dingen scheidt, weinig tot geen verband met wat jij wil bereiken.

Multitasken of switchtasken

We doen zoveel mogelijk, liefst tegelijk of switchen continu tussen taken. We denken dat we daar tijd mee winnen of sneller werken. Of we switchen om te stoppen met iets wat veel moeite kost. Je gaat bijvoorbeeld e-mails beantwoorden, terwijl je eigenlijk bezig was met dat lastige project.

Dat is heel verleidelijk. Even appjes beantwoorden tijdens die online meeting, even je mails checken, waardoor je stopt met het tikken van die ingewikkelde mail… Herkenbaar? Maar het werkt niet! Want elke keer als je van aandacht switcht, blijft een deel van je brein nog bezig met het voorgaande. Dit heet binnen de neuropsychologie aandachtsresidu. En dat heeft gevolgen voor je denkkracht.

Er is veel onderzoek naar de negatieve effecten van multitasking. De belangrijkste op een rijtje:

• Je verliest er focus door Wanneer jij je mail checkt of een telefoontje krijgt, terwijl je bezig bent met het schrijven van een rapport, dan duurt het daarna minimaal 10 minuten voor jouw brein weer op volle toeren op het rapport focust.
• Je IQ daalt tijdelijk met 10 punten als je brein wordt onderbroken. Zelfs door een korte blik op je e-mail of telefoon.
• Je productiviteit daalt met 40% bij switchen van de ene taak naar de andere.
• Je maakt vier tot vijf keer zoveel fouten bij multitasking.
• Het put je uit en het is slecht voor je creatieve denkprocessen.

Kortom, als je dertig mailtjes per dag binnenkrijgt en die elke keer direct leest, werk je meerdere uren per dag op het denkniveau van een elfjarige.

Stappenplan voor focus en regie

Gelukkig kan het ook anders. Met dit stappenplan kun je een manier van werken aanleren, die je helpt om weer regie en focus te ervaren.

Stap 1: bepaal wat vandaag belangrijk voor je is
Neem hierbij niet alleen je KPI’s als uitgangspunt, maar ook (juist!) datgene waar je energie
van krijgt en wat belangrijk voor je is. Volg dus niet klakkeloos je lange to-do-list, maar kies bewust een beperkt aantal acties, die je in ieder geval vandaag wil doen. Werk daar wat langer aan. Je kiest dus ook wat je vandaag NIET gaat doen. Zorg ervoor dat je de keuze maakt, voordat je je mail opent.

Stap 2: plan een tijdstip op de dag waarin je ongestoord werkt
Dat betekent: niet afgeleid worden door externe zaken. Vaak leent de ochtend daar het beste voor. Maak duidelijke afspraken met huisgenoten en collega’s en leg uit dat je niet gestoord wil worden.

Stap 3: plan een tijdstip waarop je wél gestoord mag worden en laat dat anderen weten.

Stap 4: Zet al je notificaties uit
Zorg dat je geen notificaties binnenkrijgt als je met de belangrijkste taken gaat beginnen. E-mail, WhatsApp en reminders van andere tools… allemaal op stil! Ook een opgeruimde werkplek hoort hierbij en geeft bepaalde mate van rust en structuur. Zorg dat je alles wat je nodig hebt bij de hand hebt en start.

Stap 5: weerstand overwinnen
En dan… moet je door de weerstand heen! Je gaat aan het werk, maar voelt de verleiding opkomen om je te laten afleiden. Dit is een cruciaal moment in het stappenplan. Als je nu toelaat dat je afgeleid wordt, raak je er weer uit en kun je weer helemaal opnieuw beginnen. Als je de weerstand nu even negeert – dat kost doorgaans maar 10 minuten – dan verzamelen je hersenen de benodigde informatie en raak je in diepe concentratie. Dus zeg NEE tegen een andere taak die nu juist heel aantrekkelijk lijkt. Zeg NEE tegen iemand die je stoort en wat van je wil. Zeg gewoon vriendelijk NEE en ga door met jou geplande werk. En weet: oefening baart kunst.

Resultaat: in de flow

En dan… is je aandacht volledig gericht op ‘die ene taak’. Je hersenen komen in een aantoonbare staat van diepe concentratie. Hier is veel onderzoek naar gedaan en wordt werken in een flow genoemd.

Het werken in flow zal je zeker tijd opleveren. Je werkt efficiënter, met meer concentratie en je rondt je taak ook af. Deze ruimte draagt bij aan je innerlijke rust en aan jouw regie en focus. (En trap niet in de valkuil om de tijdwinst gelijk weer op te vullen met ander zaken!)

Een paar tips voor een lekkere werkflow:

• Plan voldoende tijd tussen meetings: echt doen! Het helpt je het ene af te sluiten en fris aan het andere te beginnen.
• Start een meeting met een minuut stilte en een ‘check in’: als jullie meer geland zijn met elkaar zal de meeting effectiever verlopen.
• Neem elke 2 uur een korte pauze en lunch nóóit achter de laptop. Uit onderzoek blijkt dat 52 minuten gericht werken afgewisseld met 17 minuten pauze (waarin je niet online bent, of gaat bellen) dé manier is om je brein te laten herstellen. Dat levert je de hoogste productiviteit. Je zult merken dat je na zo’n pauze opeens scherper denkt en creatiever bent.
• Beweeg regelmatig, maak korte wandelingetjes tussendoor; een fris hoofd is veel productiever.
• Sluit de dag bewust af en ruim alle spullen op; dus geen laptops op de keukentafel laten staan.
• Hoe meer ‘open bestanden’, hoe lager je vermogen om informatie te verwerken. Neem na elke vergadering of onvoltooide bezigheid even de tijd om op te schrijven welke stappen je nog moet zetten en wanneer. Zo sluit je de ‘open bestanden’, wat helpt je focus te verleggen naar je volgende afspraak of taak.
• Vervuil je hersenen niet door dingen tussendoor te doen die je eigenlijk niet kunt doen op dat moment. Door bijvoorbeeld je mail te checken tijdens een vergadering, verminder jij je aanwezigheid in het nu en raak je vermoeider.
• Slaap voldoende. In je slaap werken je hersenen net zo hard als overdag. Maar dan met archiveren, in plaats van met reageren en concentreren. Het brein gaat zaken opbergen, opzoeken, weggooien. Zo kan het dat je ’s ochtends soms wakker wordt met de oplossing voor een probleem waar je de dag daarvoor nog in vastliep.
• Geen telefoon of ander scherm 1 uur voordat je gaat slapen. Beter voor je nachtrust!
• Plan een Think Week: een week op een plek waar je je moederziel alleen terugtrekt om te kunnen nadenken over je doelen en drijfveren, in plaats van alleen maar aan het werk te zijn. CEO’s als Steve Jobs & Bill Gates gingen je voor ;-).

Genoeg handvatten om zelf aan de slag te gaan met jouw manier van werken. Op naar meer regie en focus! Je kunt ook meedoen met een van de webinars die we over dit onderwerp geven. Tijdens zo’n webinar krijg je nog meer stof tot nadenken en nog meer tools om je gedrag te veranderen, zodat je met meer plezier en energie aan het werk gaat. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken: info@weareqiq.nl.