Interview: Topteam in crisistijd

Vorig jaar februari, toen het hele land op slot zat door corona, startte Boudewijn Dominicus als Hoofd communicatie bij Toeslagen. Er was nog niets; geen visie en geen team. Inmiddels staat er een goed geoliede machine met een professioneel team van 24 medewerkers. QIQ hielp met het bouwen aan onderlinge verbinding, veiligheid en vertrouwen.

Het was crisis toen de afdeling Toeslagen van de Belastingdienst als apart directoraat verderging, door corona én de toeslagenaffaire. Aan Boudewijn de schone taak om een communicatie-afdeling op te zetten. In eerste instantie met een klein clubje, om rust en vertrouwen te scheppen. Toen er meer grip was kon het team verder worden uitgebouwd.

Een gedegen team bouwen is lastig. Maar tijdens een lockdown is het bijna onmogelijk. Voor Boudewijn was het een mooie uitdaging die hij graag aanging. “Door mijn jarenlange werkervaring bij de Belastingdienst, ken ik de weg en de context binnen de branche. Dat was vooral in het begin erg handig. En ik zocht naar alternatieve mogelijkheden om mijn team samen te stellen.” In plaats van een traditionele kennismaking, ging Boudewijn met ieder nieuw teamlid wandelen. Zo konden ze elkaar in levenden lijve leren kennen, om de werkrelatie vervolgens digitaal voort te zetten.

Fundamentele aanpak

Langzaam maar zeker ontstond er een team, waar vanaf het begin aandacht werd besteed aan individuele kwaliteiten, allergieën, passies en ‘quilty pleasures’. Totdat het tijd werd voor een fundamentelere aanpak. Dat was het moment dat QIQ werd ingeschakeld. “De eerste fysieke sessie met elkaar heeft veel impact gehad. Er is gekozen voor het thema ‘verbinding’. Het was duidelijk waarom die behoefte er was. We kenden elkaar alleen digitaal en functioneel.” Door een veilige omgeving te creëren, durfde iedereen zich open en kwetsbaar op te stellen. Ze leerden naar elkaar te luisteren, te verdiepen en elkaar aan te spreken. Daar is het team ontzettend van gegroeid.

Tijdens de tweede en derde sessie lag de focus op doorontwikkeling. “Daar zijn vijf ontwikkellijnen uit voortgekomen die we nog steeds gebruiken: verbinding, visie en vergezicht, structuur, samenwerken en positionering. QIQ heeft dat voor ons geclusterd en we zijn er zelfstandig mee verdergegaan.”

Situationeel leiderschap

Volgens Boudewijn is er één definitie van een succesvol team; een zelforganiserend team dat streeft naar het beste resultaat, met oog en zorg voor elkaar, dat bereid is om elkaar op te vangen, plezier heeft in het werk en elkaar volwassen feedback kan geven. Maar van één leiderschapsstijl is volgens hem geen sprake: “Ik geloof in situationeel leiderschap, en daarbij neem ik mijn persoonlijkheid, voorkeuren en gewoontes mee. Mijn opvolger brengt weer iets nieuws mee, want hij of zij vindt andere dingen belangrijk.”

“Everyone you meet is fighting a battle you know nothing about. Be kind. Always.” By Brad Meltzer

Het mooie aan interim opdrachten is de tijdelijkheid, terwijl Boudewijn wel degelijk voor een duurzame verandering gaat. “Ik wil iets fundamenteels neerzetten wat lang na-ijlt, daar hoef ik niet persé lang voor te blijven. Het gaat om de beweging die ontstaat”. Boudewijn geeft richting en maakt een stappenplan, maar gaandeweg het proces wordt pas duidelijk hoe een team zich ontwikkelt. “Wat ik wél weet, is dat gedrag altijd een reden heeft. Vanuit die wetenschap handel ik. Daarom kan ik mij goed vinden in de uitspraak van Brad Maltzer.”

Vervolg met QIQ

“Ik vind het heel belangrijk om een extern bureau bij de ontwikkeling van een team te betrekken die mij vanuit expertise kan begeleiden in het proces, los van de interventie. QIQ is een goede match; ze zijn mensgericht en een expert op het gebied van teamontwikkeling.” Het werd in ons team als prettig ervaren dat QIQ met twee coaches kwam, daardoor ontstond er ook meer ruimte voor individuele coaching. In september is er een nieuwe sessie met QIQ omdat het team is uitgebreid. We kijken er nu al naar uit, want het gaat weer mooie resultaten opleveren!